Notre template de cahier des charges de site internet

Cahier des charges de site internet : qu’est-ce que c’est et pourquoi ?

Comme tout autre projet Web, la création ou la refonte d’un site Internet n’est pas une mince affaire. D’une part, il y a les besoins du demandeur, ses objectifs pour le site, ses idées ainsi que ses contraintes. Et d’autre part, il y a les intervenants dont le travail est de comprendre, de traduire et de concrétiser ses attentes.

En fait, il y a tout un océan à naviguer pour coïncider les besoins du client ou du propriétaire du site avec le langage technique des intervenants. Il faut donc construire un document de référence qui va réunir ce que le client attend réellement et la façon dont l’intervenant ou l’agence web responsable du projet va s’y prendre pour lancer la réalisation. C’est là qu’un cahier des charges entre en jeu, un document contractuel indispensable qui rassemble les clauses techniques.

Un cahier des charges définit les objectifs et les limites d’un projet de site Internet. Cela peut être la création d’un site vitrine, la refonte d’une boutique en ligne, l’ouverture d’un site e-commerce, la création d’un plugin WordPress, l’implémentation d’une Web App Manifest ou encore l’optimisation d’une application mobile de communication, etc.

De manière globale, ce document réunit les besoins fonctionnels et techniques du client afin que toutes les parties prenantes, à savoir le développeur front-end et back-end, le designer Web, le graphiste, l’intégrateur, le référenceur et le rédacteur de contenus puissent comprendre le contexte. Il leur sera ainsi plus facile d’anticiper les problèmes et de préconiser des solutions.

Un cahier des charges est entièrement centré sur tout ce qui concerne le client, ses idées concernant le site, ses activités, sa marque ou ses produits/services. Autrement dit, ce document est le point de départ de la collaboration entre le client et le prestataire. Les maquettes ainsi que le cahier des charges technique seront, par la suite, envoyés pour validation avec le client.

Le cahier des charges va formuler les expressions de besoins du client en un langage plus compréhensible par l’agence ou le prestataire. Cela implique de savoir les données qu’il doit contenir.

Que contient le cahier des charges d’un site Internet ?

La réussite d’un projet digital dépend en grande partie des informations fournies dans le cahier des charges, notamment de comment les besoins fonctionnels et techniques du demandeur sont-ils interprétés.  Autrement dit, un bon site internet justifie un bon cahier des charges.

01. La présentation du projet

Après tout, il faut bien commencer à tirer la corde de démarrage ! La première étape-clé ? Expliquez en détails votre motivation et les raisons qui vous ont convaincues à créer un site ou à retoucher un site existant – dans le cadre d’une refonte.

Ensuite, décrivez dans cette partie vos objectifs et ce que vous attendez du site. Cela peut être développer une notoriété sur le web, lancer un produit, générer des leads qualifiés, faire plus de ventes et ainsi augmenter le taux de conversion, améliorer la version mobile ou responsive du site si la version web existe déjà, améliorer le positionnement à travers un bon SEO ou SEA, toucher une large audience, gagner un nouveau marché en France (diversification) ou le développement d’un projet CRM. Mettez un point d’honneur sur la description des fonctionnalités et des spécificités du projet.

À partir de ces informations, l’agence digitale à laquelle vous avez confiée le projet sera ainsi en mesure de déterminer la stratégie digitale idéale pour le nouveau site.

Ensuite, renseignez tout ce qui vous concerne et qui a un rapport avec le projet notamment :

– présenter votre histoire ou celle de votre entreprise de manière générale
– présenter votre secteur, votre société, votre domaine d’activité
– proposer les valeurs ou principes que vous défendez
– définir vos cibles qui peuvent être des particuliers (BtoC) et/ou des professionnelles (BtoB). Il s’agit de votre avatar client.
– fournir une liste de vos concurrents et ce qui vous différencie d’eux

La présentation du projet doit également renseigner vos identités visuelles pour le nouveau site, à savoir l’ergonomie, la charte graphique, les sites internet qui vous inspirent en termes de design, de contenus, de fonctionnalités et non des moindres, de stratégie digitale.

02. Le planning et le budget

Sans doute les nerfs de la guerre du projet. Vous avez prévu une date de mise en ligne du projet ? Eh bien, c’est le moment de le renseigner dans le cahier des charges.

Les intervenants pourront ainsi vous communiquer un planning de livraison des diverses étapes du projet et vous faire d’éventuelles préconisations (Attention, ce n’est pas un calendrier précis du projet). À côté, mentionnez votre budget pour le projet afin qu’ils puissent vous faire une estimation en cohérence avec la charge de travail.

C’est à partir de ce moment-là que les précisions techniques doivent être décrites. Prévoyez également un budget supplémentaire pour répondre au cahier des charges de vos clients.

03. Les besoins fonctionnels et techniques

L’aspect fonctionnel d’un cahier des charges concerne principalement :

➡️ l’arborescence du site web. Par définition, c’est la façon dont les pages web seront structurées suivant les URLs et la façon dont sera la navigation (le menu notamment)
➡️ l’accessibilité qui va beaucoup influencer l’expérience utilisateur
➡️ l’indexation et le référencement naturel chez Google et Bing
➡️ la connexion à d’autres outils et logiciel externes.
➡️ l’hébergement du site

La partie vitrine du site

À ce niveau du cahier des charges, communiquez les types de données qui vont faire tourner le site : comptes utilisateurs, inscrits si le site est rattaché à un outil de campagne d’email marketing, médias comme les images, les vidéos et les fichiers audios.

Dans le cas où vous interagissez dans d’autres langues avec vos visiteurs, renseignez la (les) langue(s) dans la(les)quelle(s) les pages Web seront traduites. Il se pourrait que vous ayez déjà des contenus dans plusieurs langues. Dans ce cas, communiquez-le.

Les extensions liées à votre site WordPress. Elles comprennent les API, les CRM ainsi que les extensions ERP que vous souhaitez mettre en place. En gros, quelles sont les données autorisées à être transférées vers l’API et quel mode de transfert utiliser.

La confidentialité des données, c’est-à-dire comment souhaitez-vous gérer le recueil des informations concernant les visiteurs ? Allez-vous les sauvegarder avec un formulaire de contact ou de postulation…

La partie e-commerce

Cela concerne les sites de boutiques en ligne et permet à l’agence de connaître le plug-in nécessaire et les outils idéaux pour votre site Internet.. Il y a plusieurs éléments à ne pas négliger dans un site e-commerce.

Le cahier de charges d’un site e-commerce doit mentionner les infos de paiement du de votre chiffre d’affaires annuel. Une idée ? un CB via Stripe est bien meilleur pour un CA par an de moins de 20 000€. Au-delà de ce montant, vous pouvez intégrer le CB via Monetico, SystemPay ou votre banque comme mode de paiement sur votre site WooCommerce en le précisant dans le cahier des charges.

Définissez également les déclinaisons de produits. Elles donnent lieu à des prix ou références différentes dans la commande finale. Renseigner également dans cette partie e-commerce du besoin technique du cahier des charges si vous vendez des infos produits. Ceux-ci n’ont aucun impact sur la logistique.

La facturation envoyée par le client qui doit indiquer le logo de votre site, le nom et l’adresse social du client, les prix HT/TTC, la(les) mention(s) légale(s)

Les emails transactionnels envoyés au client qui concerne l’après l’inscription sur votre boutique WooCommerce, la confirmation et suivi de commandes, la réinitialisation de mot de passe, l’avertissement d’un formulaire de contact nouvellement remplie.

Le mode livraison : est-ce que les livraisons seront réalisées par vos soins, par l’intermédiaire de Boxtale ou Chronopost ? Quelles sont les classes de livraison disponibles ? Gratuite, forfait de livraison, point de retrait dans le cas des produits physiques.

Tout compte fait, la réussite d’un projet Web repose entièrement sur les données fournies dans le cahier des charges. Plus les données sont précises et complètes, mieux le projet lui-même est plus facile à réaliser.

Si vous n’avez pas le temps de rédiger le vôtre, nous pouvons vous aider à rédiger le cahier des charges de votre site !

Les bonnes pratiques pour rédiger le cahier des charges d’un site WordPress

Le succès d’une présence digitale et principalement d’un site WordPress repose entièrement sur son cahier des charges. De ce fait, la rédaction d’un bon cahier des charges requiert bien plus de réflexions, et d’informations afin de combiner l’ergonomie à l’approche marketing escomptée.

Voici un tour d’horizon sur l’utilité d’un cahier des charges ainsi que les points essentiels de ce que ça doit contenir dans le cadre d’une construction de site WordPress.

Cahier des charges de site WordPress : est-ce réellement utile ?

Un cahier des charges est un document contractuel qui réunit les besoins aussi bien fonctionnels que techniques dans la création ou la refonte d’un site Internet. La partie fonctionnelle concerne les objectifs du demandeur, ses idées et ses contraintes, mais aussi la façon dont le site va fonctionner. La partie technique, comme son l’indique, va rassembler les données purement informatiques que les intervenants vont développer.

De là découlent les atouts d’un cahier des charges bien conçu :

➡️ la formalisation des objectifs à atteindre
➡️ vous gagnez du temps, car toutes les infos dont chaque partie prenante a besoin y sont déjà fournies
➡️ vous pouvez identifier et planifier bien facilement les tâches utiles et importantes et celles qui ne le sont pas
➡️ l’agence digitale WordPress en charge du projet pourra se pencher sur l’identité et les valeurs de votre entreprise
➡️ vous pourrez dispatcher sans difficulté les tâches en interne en vous reposant sur les compétences de vos équipes. Ce sera le moment idéal pour savoir si vous devez (ou pas) confier le projet digital à une agence web.

Les points clés du cahier des charges d’un site WordPress

Site vitrine, site de vente de ligne développé sous WooCommerce, refonte d’une version responsive… Quel que soit le projet que vous menez, décrivez systématiquement et de façon précise les éléments clés suivants dans le cahier des charges. Cela vous aidera à poser les bonnes bases pour réussir votre projet.

01. Les objectifs

En premier lieu, pesez-vous les questions suivantes : qu’est-ce qui vous a poussé à lancer dans ce projet ? Pourquoi une création de site et non une refonte ? Quels sont vos objectifs finaux ? Voici une idée de réponse :

➡️ se faire connaître davantage sur Internet
➡️ réaliser plus de ventes d’un nouveau produit ou service (améliorer le taux de conversion de vos pages de ventes)
➡️ doubler vos prospects BtoB actuels
➡️ gagner une meilleure place sur les résultats des moteurs de recherche (référencement du site)
➡️ se créer une communauté
➡️ piloter et réussir une campagne publicitaire

Ensuite, la partie fonctionnelle du cahier des charges doit décrire l’ergonomie, la charte graphique, les éléments visuels du site de vos concurrents, comme l’interface graphique, les types de contenus et sans oublier leur stratégie de communication qui vous inspirent.

02. Qui sont vos cibles ?

Un site web performant avec des messages impactant est superflue s’il s’adresse à la mauvaise personne. Qui plus est, une offre est censée résoudre le problème d’un type de personne en particulier.

C’est tout l’intérêt de savoir qui sont vos clients idéaux pour analyser leurs besoins et créer ainsi le produit qui va les aider. Dans cette phase, dressez un buyer persona peut vous aider.

03. Planning et budget alloué

La charge de travail dépend essentiellement du budget que vous allez mettre sur la table pour le projet. Compte tenu des imprévus et des décalages du planning, il est fortement recommandé de prévoir un budget supplémentaire à ce que vous avez défini en amont.

Mentionnez également une date prévue de mise en ligne afin que l’intervenant puisse établir un planning des étapes du travail.

04. Les rubriques conventionnelles d’un cahier des charges pertinent 

Ils concernent les parties fonctionnelles du cahier des charges. On doit retrouver essentiellement :

– l’arborescence du site si le projet concerne une création ou une refonte
– l’UX design pour une meilleure expérience utilisateur
– les extensions qui seront connectées à votre site WordPress
– la gestion de la confidentialité des données utilisateur : est-ce qu’une
– sauvegarde des infos renseignées dans le formulaire de contact ?

Dans le cas d’une création ou de refonte d’un site e-commerce, un bon cahier des charges doit contenir :

– le mode de paiement
– le type de produit
– la gestion de la facturation
– le mode d’interaction avec le client
– le mode de livraison surtout pour les produits physiques

Il existe en effet plusieurs approches pour trouver toutes ces informations, ce qui demande de la rigueur et de la persévérance.
Mais si ça vous semble un parcours de combattant… On est là pour vous !

To-do list de votre cahier des charges 

Voici un résumé, pour vous aider dans la conception de votre cahier des charges :

Définition du projet : Présenter l’entreprise, le contexte du marché, et la raison de la création ou de la refonte du site.
Objectifs et cibles : Détailler les objectifs fonctionnels et commerciaux du site ainsi que les audiences visées.
Exigences techniques et fonctionnalités : Spécifier les contraintes techniques, les fonctionnalités souhaitées, et les options de développement.
Charte graphique et design : Définir l’identité visuelle, les choix de couleurs, et la mise en ligne du design.
Structure et arborescence : Créer un plan détaillé des pages du site et de leur contenu.
Plan de développement et calendrier : Établir les grandes étapes de réalisation, les livrables, et le planning de mise en œuvre.
Budget et devis : Fournir un aperçu des coûts prévisionnels et préparer une demande de devis adaptée.